QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG

BAN ĐẠI DIỆN CMHS TRƯỜNG NĂM HỌC 2023 - 2024

• Căn cứ Thông tư số 55/2011/TT-BGDĐT ngày ngày 22 tháng 11 năm 2011 của Bộ Giáo dục Đào tạo v/v ban hành điều lệ Ban đại diện Cha mẹ Học sinh (CMHS);
• Căn cứ nội dung phiên họp thứ nhất của Ban ĐD CMHS trường ngày 19.8.2023.

1. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN & NỘI DUNG - PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG

1. Tên gọi:

2. Chức năng-nhiệm vụ của Ban ĐD CMHS Trường:

3. Quyền hạn của Ban ĐD CMHS Trường:

4. Nguyên tắc & Phương thức hoạt động của Ban ĐD CMHS Trường:

5. Nội dung hoạt động của Ban ĐD CMHS Trường:

2. CHẾ TÀI ĐỐI VỚI CÁC THÀNH VIÊN CỦA BAN ĐD CMHS TRƯỜNG:

3. CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ & PHÂN CÔNG THỰC HIỆN

1. 01 Trưởng Ban;
2. 01 Phó Trưởng Ban – giúp việc cho Trưởng Ban nhóm công việc về Nội vụ, và 03 thành viên Ban Nội vụ.
3. 01 Phó Trưởng Ban – giúp việc cho Trưởng Ban nhóm công việc về Học tập, và 03 thành viên Ban Học tập;
4. 01 Phó Trưởng Ban – giúp việc cho Trưởng Ban nhóm công việc về Văn-Thể-Mỹ, kiêm đầu mối thư ký Ban (Hỗ trợ công tác Điều phối-Tổ chức thực hiện và theo dõi, giám sát việc thu, chi tài chính) và 02 các thành viên Tiểu ban Văn-Thể-Mỹ.

1. Chủ trì các cuộc họp của Ban ĐD CMHS Trường, của Ban với BGH Nhà trường, các hội nghị sơ kết, tổng kết của Ban ĐD CMHS trường;
2. Phối hợp với Nhà trường tổ chức các hoạt động giáo dục học sinh;
3. Định kỳ làm việc với Hiệu trưởng về hoạt động của Ban, đóng góp ý kiến với BGH về các mặt nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho HS học tập và rèn luyện;
4. Giải quyết kiến nghị của CMHS về hoạt động giáo dục của nhà trường;
5. Chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Ban với Nhà trường và các bên thông qua Trưởng TB VTM, bao gồm các ngày lễ - kỷ niệm & thăm hỏi: Khai giảng, 20/10, 20/11, Tết nguyên đán, 27/2, 8/3, ngày tổng kết học kỳ/cuối năm, kỷ niệm thành lập Trường và các thăm hỏi, hiếu hỉ;
6. Tổ chức xây dựng, lấy ý kiến, phê duyệt Quy chế hoạt động và các nội dung thu - chi quỹ;
7. Đồng quản lý Quỹ CMHS trường (với nhà trường); phê duyệt thu, chi các hoạt động theo kế hoạch đã phê duyệt. Chỉ đạo và chịu trách nhiệm với các hoạt động tài chính phát sinh ngoài kế hoạch.

• Phó Trưởng Ban - phụ trách Tiểu Ban Nội vụ (Trưởng Tiểu Ban Nội vụ): Giúp việc cho Trưởng Ban việc tổ chức - chỉ đạo - phân công từ xây dựng - đề xuất kế hoạch công việc của Tiểu Ban đến phân công công việc cho các thành viên và tổ chức triển khai theo kế hoạch được duyệt; thực hiện kiểm tra, giám sát và đề xuất với BGH giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc cần cải thiện trên các mặt: Cơ sở vật chất/ô tô đưa đón/phục vụ ăn, nước uống/ ngủ trưa/ nhà vệ sinh/ điện nước, điều hòa, cơ sở vật chất/ y tế…

• Thành viên Tiểu Ban Nội vụ: Thực hiện các công việc của Tiểu Ban theo phân công của Trưởng Tiểu ban Nội vụ đã được ghi trong kế hoạch duyệt hoặc đột xuất. Phối hợp, hỗ trợ các Tiểu Ban khác trong thực hiện công việc chung của Ban đại diện CMCHS trường. Tích cực góp ý cho các kế hoạch hoặc công việc của Tiểu Ban, và của Ban. Báo cáo công việc cho Trưởng Tiểu ban.

• Phó Trưởng Ban - phụ trách Tiểu ban Học tập (Trưởng tiểu ban Học tập): Giúp việc cho Trưởng Ban việc tổ chức - chỉ đạo - phân công từ xây dựng - đề xuất kế hoạch công việc của Tiểu Ban đến phân công công việc cho các thành viên và tổ chức triển khai theo kế hoạch được duyệt; tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát, hỗ trợ và đề xuất với BGH giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc cần cải thiện trên các mặt: Học tập, rèn luyện, ý thức tổ chức kỷ luật của học sinh, tình hình giáo viên, sổ liên lạc điện tử, thời khóa biểu, công tác dạy thêm cho học sinh yếu kém, hỗ trợ học sinh cá biệt, khen thưởng - kỷ luật học sinh, học trải nghiệm ngoại khóa bên ngoài nhà trường; Phối hợp chặt chẽ với đại diện được phân công của Nhà trường để xây dựng/điều chỉnh & tổ chức các lớp kỹ năng sống, hỗ trợ tâm lý học đường cho các lớp từ lớp 6 đến lớp 12; Chủ trì cùng các thành viên Tiểu Ban tìm kiếm, gặp gỡ, trao đổi và xúc tiến hợp đồng với các Chuyên gia giỏi, phù hợp với các chủ đề Tâm lý học đường, kỹ năng sống. Góp ý, đề xuất các ý tưởng/nội dung cho các văn bản hoặc công việc của Ban và của các Tiểu Ban khác.

• Thành viên Tiểu ban Học tập: Thực hiện các công việc của Tiểu Ban theo phân công của Trưởng Tiểu ban Học tập đã được ghi trong kế hoạch duyệt hoặc đột xuất. Phối hợp, hỗ trợ các Tiểu Ban khác trong thực hiện công việc chung của Ban đại diện CMCHS trường. Tích cực góp ý cho các kế hoạch hoặc công việc của Tiểu Ban, và của Ban. Báo cáo công việc cho Trưởng Tiểu ban.

• Phó Trưởng Ban - phụ trách Văn - Thể - Mỹ (Trưởng tiểu ban VTM):

• Thành viên Tiểu Ban V-T-M: hiện các công việc của Tiểu Ban theo phân công của Trưởng Tiểu ban V-T-M đã được ghi trong kế hoạch duyệt hoặc đột xuất. Phối hợp, hỗ trợ các Tiểu Ban khác trong thực hiện công việc chung của Ban đại diện CMCHS trường. Tích cực góp ý cho các kế hoạch hoặc công việc của Tiểu Ban, và của Ban. Báo cáo công việc cho Trưởng Tiểu ban.

4. 4. Thủ quỹ: giúp Trưởng Ban và Nhà trường quản lý Quỹ CMHS trường (bao gồm tiền mặt và chứng từ sổ gửi ngân hàng); chủ trì phối hợp với kế toán Ban trong việc báo cáo hiện trạng - tình hình sử dụng Quỹ định kỳ mỗi học kỳ hoặc theo yêu cầu; lập Sổ theo dõi Thu - Chi, thực hiện thu quỹ của BPH các lớp nộp theo thông báo đầu năm của Nhà trường; thực hiện cho tạm ứng – chi - quyết toán - tổng hợp chứng từ chi dựa trên: kế hoạch hoạt động được duyệt của BPH, hợp đồng với các chuyên gia hoặc nhà cung cấp, phê duyệt của Trưởng Ban (qua 1 trong những hình thức xác thực sau: email, zalo, viber, tel hoặc sms); Theo dõi, tổng hợp & kiểm duyệt chứng từ thu - chi để chứng từ được hoàn thiện đầy đủ theo nguyên tắc kế toán.

4. TÀI CHÍNH & QUY TRÌNH TẠM ỨNG – THANH, QUYẾT TOÁN

1. Đóng góp vào quỹ CMHS Trường từ mỗi CMHS đang có con theo học tại Trường;
2. Đóng góp kinh phí học kỹ năng sống từ mỗi CMHS đang có con theo học tại Trường
3. Kinh phí từ các nguồn hỗ trợ, tài trợ hợp pháp khác;

1. Phối hợp - hỗ trợ - ủng hộ cho các hoạt động gắn liền với công tác giáo dục của Nhà trường (học tập, thi đua, phong trào, ngoại khóa, CLB...);
2. Các hoạt động thuê khoán chuyên môn - chuyên gia - tư vấn phục vụ các hoạt động đào tạo kỹ năng sống, tư vấn tâm lý, học trải nghiệm, hướng nghiệp...
3. Động viên, khen thưởng các tập thể, cá nhân là học sinh hoặc cá nhân khác đạt kết quả tốt trong học tập và trong các phòng trào hoạt động của Trường;
4. Các hoạt động quan hệ đối ngoại và thăm hỏi, hiếu hỉ;
5. Các hoạt động phù hợp khác.

• Thành viên được giao nhiệm vụ, Thủ quỹ hoặc Tiểu Ban phụ trách là những đầu mối hướng dẫn cho các cá nhân/tổ chức liên quan của Trường viết giấy ĐỀ XUẤT hoặc gửi email cho Ban xin ủng hộ - tài trợ - chi thưởng & nộp giấy này tại Thủ quỹ của Ban;
• Nội dung đề xuất cần thiết phải có hoặc xác nhận của BGH Trường, của lãnh đạo một Ban/Khoa nhà trường trên đề xuất, hoặc có gửi báo cáo kèm (C/c) trên hệ thống email điện tử cho BGH Nhà trường;
• Trưởng Ban hoặc Phó Trưởng Ban khi nhận được đề xuất, sẽ chuyển đề xuất cho Trưởng Tiểu ban phụ trách hoạt động này. Trưởng Tiểu ban phụ trách, trong thời gian sớm nhất, sẽ đối chiếu/rà soát hoặc phân công thành viên Tiểu ban đối chiếu/rà soát và gửi lại đề nghị giải quyết “đề xuất” cho Trưởng Ban, có c/c cho toàn Ban;
• Trưởng Ban căn cứ theo đề nghị sau đối chiếu/rà soát của Trưởng Tiểu ban sẽ xem xét phê duyệt và gửi email phê duyệt cho bên đề xuất, c/c cho thủ quỹ và toàn Ban;
• Thủ quỹ thực hiện việc chi theo phê duyệt, có ký xác nhận nhận tiền của bên đề xuất; in bản đề xuất và nội dung email phê duyệt làm chứng từ kèm theo.

• Bản kế hoạch hoạt động học kỳ-năm được duyệt trong đó có hoạt động cần chi thực hiện (Thủ quỹ có sẵn 01 bản);
• Giấy ĐỀ XUẤT;
• Bản in hoặc copy phê duyệt của Trưởng Ban;
• Biên nhận hoặc ký xác nhận đã nhận đủ tiền của Tổ chức/cá nhân đề xuất.
• 2. Các mục chi cần ứng trước bằng tiền mặt (để mua hàng hóa/dịch vụ, hoặc chi trả cho các nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ qua mua bán không có hợp đồng):

• Thành viên được giao nhiệm vụ chủ động liên hệ với đại diện Nhà trường hoặc Trưởng Tiểu Ban để nắm bắt rõ nội dung thực hiện các công việc liên quan;
• Thành viên được giao nhiệm vụ viết (hoặc email) Đề nghị tạm ứng gửi Trưởng Ban (c/c Trưởng Tiểu ban). Bản email duyệt của Trưởng Ban sẽ đồng thời được gửi tới Thủ quỹ, Trưởng Tiểu ban phụ trách;
• Thực hiện nhận tạm ứng tiền mặt. Việc mua bán, chi trả cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

• Thành viên được giao nhiệm vụ cần nắm rõ hợp đồng, kế hoạch tổ chức công việc thông qua việc chủ động liên hệ với đại diện Nhà trường hoặc Trưởng Tiểu Ban;
• Thành viên được giao nhiệm vụ phối hợp tốt với cán bộ giám sát của nhà trường (ghi rõ trong hợp đồng), đảm bảo ngay sau mỗi lớp học hoặc mỗi dịch vụ đều có Phiếu/Biên bản nghiệm thu với ít nhất 2 chữ ký (cán bộ giám sát của trường và cá nhân/chuyên gia cung cấp dịch vụ/giảng dạy);
• Việc thanh toán chi trả theo tiến độ được quy định trong hợp đồng do trực tiếp “cá nhân/tổ chức” cung cấp dịch vụ nhận thanh toán trực tiếp với thủ quỹ hoặc có thể do cán bộ được giao nhiệm vụ nhận hộ để chi trả cho ‘cá nhân/tổ chức” cung cấp dịch vụ.

• Trường hợp hoạt động phát sinh, không có trong kế hoạch: cán bộ đầu mối công việc hoặc Trưởng Tiểu Ban liên quan có email gửi Trưởng ban (c/c toàn Ban) xin duyệt chủ trương của hoạt động; Trưởng Ban xem xét phê duyệt trên cơ sở có sự đồng thuận đa số thành viên.
• Trong các trường hợp có những hoạt động cần thiết điều chỉnh hoặc có hoạt động phát sinh, Trưởng Ban sẽ phân công thành viên của Ban chịu trách nhiệm thực hiện và sẽ thông báo cho các Trưởng Tiểu Ban, Thủ quỹ biết.
• Trong hầu hết các trường hợp, việc tạm ứng hoặc duyệt chi có thể được thực hiện trước thời điểm hoạt động diễn ra tối thiểu 5 ngày, việc hoàn ứng & hoàn thiện hồ sơ thanh toán được hoàn tất sau tối đa 10 ngày (kể cả ngày lễ-CN).

1. Bước 1: Trong vòng 7 ngày kể từ ngày thực hiện xong công việc, thủ quỹ và người hoàn ứng sẽ căn cứ vào nội dung kế hoạch đã tạm ứng để chốt thanh toán hoàn ứng;
2. Bước 2. Người hoàn ứng sẽ cung cấp các chứng từ hợp lệ cho việc đã chi như hóa đơn, chứng từ hợp lệ (Ví dụ: hóa đơn GTGT, phiếu thanh toán, hóa đơn bán lẻ, biên nhận, đối với các khoản chi không có chứng từ thì phải có cơ sở xác nhận như giấy xác nhận chứng minh cho việc chi đối chiếu qua VP nhà trường) trong vòng 7 ngày sau khi thực hiện xong công việc;
3. Bước 3. Thủ quỹ tổng hợp đầy đủ các chứng từ theo đúng quy trình kế toán; các trường hợp phát sinh, Thủ quỹ gửi email cho Trưởng Ban và kế toán để được hướng dẫn, giải quyết.
4. Bước 4. Thủ quỹ lưu chứng từ và tổng hợp vào Bảng báo cáo thu - chi tài chính vào cuối mỗi tháng, gửi Báo cáo đã rà soát cho Trưởng Ban, c/c Thủ quỹ.
5. Bước 5: Cuối mỗi học kỳ, Trưởng Ban sẽ ký duyệt hồ sơ quyết toán của các hoạt động đã diễn ra trong học kỳ, ký hoàn tất Báo cáo tổng hợp thu - chi trong học kỳ.
6. Các thành viên tạm ứng quỹ để chi cho các hoạt động phụ trách, chậm nhất trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc sự việc phải hoàn thiện đầy đủ chứng từ theo quy định cho Thủ quỹ mới được tạm ứng tiếp cho các hoạt động tiếp theo.
7. Trong quá trình làm, nếu có vướng mắc cần Báo cáo Trưởng ban kịp thời giải quyết. 

1. Việc thu - chi từ quỹ Ban ĐD CMHS phải đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ, minh bạch. Công khai quyết toán thu - chi quỹ tại Hội nghị Trưởng ban Phụ huynh các lớp cuối mỗi năm học; công khai sơ toán thu - chi học kỳ 1 tại Hội nghị TBPH các lớp khi kết thúc học kỳ 1;
2. Hàng năm, Trưởng Ban ĐD CMHS thống nhất với Hiệu trưởng để quyết định kế hoạch sử dụng kinh phí;
3. Việc quản lý quỹ và thu chi theo nguyên tắc “đồng quản lý” Ban và Nhà trường. Để đảm bảo công khai - minh bạch, nhà trường cử cán bộ làm thủ quỹ và thu - chi các hoạt động dựa trên kế hoạch và duyệt chi của Ban ĐD CMHS.
4. Quỹ tiền mặt tại thủ quỹ chỉ luôn một số hữu hạn phục vụ công tác chi hàng tháng, ngắn hạn. Số còn lại của Quỹ sẽ được gửi Ngân hàng trên cơ sở các Sổ tiết kiệm đồng quản lý 2 chữ ký: Trưởng Ban ĐD CMHS và thủ quỹ.
5. Cuối mỗi năm học, Ban sẽ tổ chức kiểm tra Quỹ một lần khi kết thúc năm học. Thành phần kiểm tra sẽ do Trưởng Ban quyết định, ít nhất có sự tham gia của: thủ quỹ, đại diện mỗi tiểu ban của Ban và 1 đại diện nữa của Nhà trường.
6. Tùy kế hoạch hoạt động mỗi năm, nếu một hoạt động thiếu nguồn chi thì BPH có thể xem xét duyệt điều chỉnh bổ sung từ dòng tiền - nguồn tiền có sẵn khác trong Quỹ chung dựa trên các căn cứ và đề xuất hợp lý.